Fest

Ein Fest ist eine Veranstaltung, bei der es Getränke und Musik gibt. Das Fest kann an verschiedenen Orten stattfinden, es bietet sich dafür z.B. die Mensa an.

Planung

Um ein Fest zu planen, braucht es einige motivierte Leute (z.B. ATF Fest). Diese müssen sich um viele verschiedene Aspekte kümmern, um ein gutes Fest zu machen.

Kommunikation

Das A und O einer jeden Festplanung ist die Kommunikation. Ohne gute Kommunikation gibt es kein Fest. Dinge, die unter dieses Thema fallen, sind z.B.:

• Mit der für die Mensa zuständigen Person reden, ob das Fest stattfinden darf, falls es in der Mensa geplant ist.
• Mit den für die entsprechende Planung wichtigen Personen reden (Juice Brothers, Eventmanagement, etc.)
• Personen über das Fest informieren, die evtl. dadurch beeinflusst werden (z.B. bei einem Gangfest die Personen mit Büros im 1. und 2. Stock).
• Kommunikation innerhalb der ATF Fest, ggf. eine Person, die die anderen dazu bringt, ihre ToDos zu erledigen.
• Kommunikation zwischen allen am Fest beteiligten Personen, vor allem zwischen den einzelnen Schichten (Aufbau-Abbau, Barschichten, Awareness).

Im Sinne einer guten Kommunikation zwischen den Schichten kann es ratsam sein, eine WhatsApp- oder Telegramgruppe mit den Schichtmenschen zu erstellen.

Erstes Festplenum

Man sollte mindestens ein Monat vor dem angedachten Zeitpunkt des Fests ein erstes Festplenum machen, in dem alle wichtigen Punkte besprochen und alle ToDos verteilt werden. Die folgenden Punkte stellen eine Richtlinie dar, an die man sich halten kann, je nach Ort, Zeitpunkt und anderen Umständen können jedoch andere Punkte notwendig sein. Man sollte weiters eine Schichtenliste erstellen, in die sich die Leute eintragen können, die sich für Aufbau-, Abbau-, Awareness-, oder Barschichten interessieren. Diese gehört natürlich auch beworben.

Datum und Dauer

Wann soll das Fest stattfinden? Hierfür braucht man einen Tag, sowie je eine Uhrzeit für Beginn und Ende des Fests. Man sollte darauf achten, wieviele Leute an den entsprechenden (Wochen-)Tagen zum Fest kommen würden. Das wird durch verschiedene Faktoren beeinflusst (z.B. frühe Lehrveranstaltungszeiten, Prüfungen, Wochenenden/Ferien, etc.). Nach unserer Erfahrung (Stand Sommer 2023) ist ein Fest direkt vor der Prüfungsphase ein ziemlicher Partykiller, und funktioniert schlechter als Feste nach der ersten Ferienwoche.

Es muss überlegt werden, wie lange das Fest dauern soll. Bei einem Mensafest muss man z.B. ab 22 Uhr die Portiere bezahlen. Das kostet 160€ pro Stunde, da man für das Gebäude vier Portiere braucht. Bei einem Mensafest hat es sich etabliert (Stand November 2023) das Fest von 19 bis 1 Uhr stattfinden zu lassen.

Ort

Der Ort steht oft schon früh fest. Mögliche Orte sind die Mensa, der StV-Gang oder ein externes Lokal. Verschiedene Orte haben verschiedene Vor- und Nachteile:

• Bei einem Gangfest kann man den Vektorraum und dessen Sofas verwenden, jedoch ist der Platz sehr begrenzt und die Bar (im JD) ist eher klein.
• Bei einem Mensafest gibt es mehr Platz sowie mehr Sitzmöglichkeiten durch die Tische und Sessel in der Mensa. Auch ist die Bar größer und man könnte den Kühlraum anfragen. Dafür gibt es sehr viel mehr Stress beim Abbau, da alles genau so stehen soll wie vor dem Fest. Das ist die am meisten veranstaltete Variante von Fest.

Name/Thema

Was ist der Titel des Fests? Gibt es ein Thema? Das ist für eventuelle Deko und die Bewerbung relevant. Es bietet sich an, einen Wortwitz als Name zu verwenden (z.B. "OMPstsalat"), aber auch simple Namen funktionieren (z.B. "Mensafest"). Gebraucht wird ein Titel sowie ein Untertitel.

Frühere Festtitel:

• Semesterabschlussfest - trotzdem offen für alle
• Mensafest - back to UNI
• SeMenstaopening - gemma UNI
• SeMenstaclosing - Der letzte Rauswurf!
• Wir geben uns die KANTOR - Mensafest

Werbung

Wie soll das Fest beworben werden? Soll ein Plakat erstellt werden? Wie soll es aussehen und wer erstellt es? All diese Fragen zählen zur Bewerbung des Fests. Zur Plakaterstellung findet sich idealerweise eine Person, die mit Photoshop umgehen kann. Ansonsten kann man auch Canva verwenden. Inspiration findet man bei den Plakaten von früheren Festen, die im Vektorraum hängen.

Mögliche Bewerbungskanäle sind:

• Mundpropaganda
• WhatsApp-Community und sonstige Messenger
• Physische Plakate, in der Uni aufgehängt (Wer druckt diese?)
• Instagram
• Mailverteiler

Bierpong

Bei einigen Festen wurde Bierpong angeboten. Dazu konnten sich interessierte Studis Bierpongbälle und Becher bei der Bar holen, das Bier wurde normal verkauft. Man kann in einem Bereich der Location einige Tische dafür aufstellen, es ist ein ziemlicher Selbstläufer.

Wichtig: Als Pfand für Bälle und Becher nur Geld nehmen! UCards und andere Ausweise werden leicht vergessen und bleiben dann bei uns sitzen bzw. werden wegen mangelnder Kommunikation verloren.

Getränke, Preise und Becher

Welche Getränke sollen bestellt werden und wieviele braucht man? Man muss dafür abschätzen, wieviele Personen kommen und was diese konsumieren werden. Das funktioniert anhand der Daten der vorhereigen Feste relativ gut. Zusätzlich zu alkoholfreien Getränken wie Mate und Wostok sollte man folgendes anbieten (inklusive Daten der vorherigen Feste):

Erfahrungstabelle Getränke

Getränk	Mensafest (Anfang WiSe 22/23 nach Kick-Off)	Mensafest (Anfang WiSe 23/24 nach Kick-Off)	Empfehlung Mensafest
Helles Bier	17 Kisten	24 Kisten	30 Kisten
Dunkles Bier	4 Kisten	7 Kisten	8 Kisten
Alkoholfreies Bier	2 Kisten	3 Kisten	3 Kisten
Wein	8 Kisten	12 Kisten	15 Kisten
Mineral	?	ca. 160 L	ca. 220 L
Notizen	zu wenig bestellt	zu wenig bestellt, vor allem Wein und Mineralwasser	Empfehlung basierend auf den vorherigen Spalten

Die Bestellung der Getränke erfolgt bei Juice Brothers und funktioniert analog zur Bestellung antialkoholischer Getränke. Mineralwasser wurde früher bei Billa und Spar mit dem Einkaufswagerl geholt, wir sollten aber bei solchen Mengen auch das Wasser (vor-)bestellen. Auch beliebt sind Sirupspritzer, dafür (und für Skiwasser) sollte man verschiedene Sirupe (zumindest Himbeer und Holler) besorgen.

unverbindliche Preisempfehlung

Getränk	Preis	Becher-/Flaschenpfand
Bier	1,50€	0,50€ Flaschenpfand
schwacher Spritzer (25-75)	1,50€	1€ Becherpfand
starker Spritzer (50-50)	2€	1€ Becherpfand
Wein	3€	1€ Becherpfand
Mate/Wostok/Cola	1,50€	0,50€ Flaschenpfand
Mineral/Skiwasser	0,50€	1€ Becherpfand
Notizen	Preise sollten sich an Einkaufspreisen orientieren, aber mit runden Zahlen.	Flaschenpfand hat sich etabliert, um nachher weniger einsammeln zu müssen.

Die Becher für Spritzer und Skiwasser sollten bruchsicher und abwaschbar sein. Es funktioniert ganz gut, Becher von CupSolutions zu holen. Da reichen 2 Kisten. Ansonsten sollte man mindestens 400 Becher besorgen.

Deko

Hier ist relevant, ob man überhaupt Deko möchte. Man muss darauf achten, was man zur Verfügung hat und was zum Thema des Fests passt (sofern es ein Thema gibt). Gegebenfalls muss etwas gekauft/bestellt werden. Erfahrungsgemäß funktionieren Folien für die Lichtfärbung bei einem Gangfest, aber nicht in der Mensa. In der Mensa bieten sich unsere LED-Leuchten an, um für buntes Licht zu sorgen.

Aufbau

Der Aufbau findet vor dem Fest statt und ist wichtig, um Chaos beim Beginn des Fests zu vermeiden. Daher sollten sich schon früh Leute in die Schichtenliste eintragen und verantwortlich fühlen. Weiters muss man festlegen, was vor dem Fest alles organisiert und aufgebaut werden muss.

Bei einem Mensafest sollten die Tische und Sessel vorher aus dem Weg geräumt werden und die ersten Getränke zur Bar gebracht werden. Außerdem sollten die Boxen, der Musiklaptop und die LED-Lampen aufgebaut werden.

Bar/Geld

Gibt es alles, was man für die Bar braucht (z.B. Flaschenöffner, Stift, Kassa, ...)? Dieser Punkt bezieht sich primär auf die Kassa mit dem Wechselgeld. Es muss nämlich festgelegt werden, wie oft bzw. wann Geld aus der Kassa abgeholt, gezählt, gebündelt und in die Mate-Kassa gegeben wird. Außerdem muss man entscheiden, wer das macht (min. 2 Personen, mit Unterschrift jede Zählung bestätigen). Zum Zählen bietet sich ein Dokument am JD-Laptop an.

Es muss immer genug Wechselgeld für die Bar da sein, damit man nicht mitten im Fest die Mate-Kassa plündern muss. Dazu gehören nicht nur 50c, 1€ und 2€-Münzen, sondern auch kleinere Scheine, um große Scheine effektiv zu wechseln.

Die Bar sollte eine halbe Stunde vor Ende des Festes keine Getränke mehr ausgeben, sondern nur noch Pfand zurücknehmen.

Barschichten

Wie werden die Barschichten strukturiert? Das beinhaltet die Anzahl und Dauer der Schichten sowie die Anzahl an Personen, die pro Schicht benötigt wird. Auch hier sollen sich die Leute in die Schichtenliste eintragen, es sollte ordentlich beworben werden. In der Mensa haben sich vier Personen pro Barschicht bewährt, bei einem Gangfest mit der Bar im JD braucht man entsprechend weniger. Barschichten die eine Stunde lang sind und mit einem Freigetränk entlohnt werden sorgen dafür, dass sich mehr Menschen melden. Man muss auch darüber reden, ob und wann es eine "Bareinführung" für die Leute geben wird, die das noch nie gemacht haben. Flaschen sind aber relativ selbsterklärend.

Awareness

Das Awareness-Team ist für ein sicheres Fest wichtig. Es sollten vier Personen pro Schicht sein, die sich verantwortlich fühlen und nicht trinken. Dabei sollten mindestens zwei den AwA-Workshop absolviert haben oder sich zumindest gut bei dem Thema auskennen. Vor allem beim AwA-Team muss viel beworben werden, sonst machen es immer wieder die selben drei Personen.

Man muss die zuständigen Personen gut erkennen können! Dafür gibt es z.B. neonpinke Bänder. Die VWL hat Warnwesten für diesen Zweck, die man sich ausborgen kann. Außerdem sollten Zettel am Fest aufgehängt werden, wie man das Awareness-Team erkennen kann (und wofür das gut ist). Es kann von Vorteil sein, wenn das Awareness-Team Autorität ausstrahlt.

Auch ist es wichtig, einen direkten Draht von der Bar zum Awareness-Team zu haben, da viele auch die Barmenschen ansprechen können (da diese immer am selben Ort sind). Dazu gibt es auch den "Einhorn-Wostok", dieser funktioniert wie ein "Angel-Shot": Beim Bestellen eines Einhorn-Wostok wird das Awareness-Team UNAUFFÄLLIG von der Bar verständigt. Infozettel sollten erstellt und auf den Toiletten aufgehängt werden, verschiedene Varianten für die verschiedenen Klos bieten sich an (Einhorn-Wostok für Damenklo, Engel-Wostok für Herrenklo).

Kühlung

Man muss sich Gedanken darüber machen, wie Getränke gekühlt werden sollen. Bei einem Mensafest könnte die Kühlkammer (2. Untergeschoss vom Lastenlift aus) eine Option sein, da kann man die Mensa-Chefin ansprechen und ein Dokument unterschreiben. Je nach Wetter kann man die Kisten auch rausstellen.

Musik und Durchsagen

Gibt es Boxen und ein Gerät, das man an diese anschließen kann? Wer kümmert sich um die Musik? Das ist eine Playlist, die derzeit sehr beliebt ist. Die Musik sollte eher allgemein bleiben und Lieder aus den jungen Jahren der Studierenden beinhalten. Das sollte (Stand 2023) in etwa der Pop von 2000-2015 sein.

Ein Mikrofon, um Durchsagen zu machen, kann gut sein. Es haben sich aber auch am Musik-PC abgespielte WhatsApp-Sprachnachrichten bewährt. Es sollte Durchsagen 1h vor Ende des Festes (Die Bar sperrt in einer halben Stunde zu / In 1h ist das Fest vorbei) und 30min vor Ende des Festes (Die Bar nimmt nur noch Pfand / In 30min ist das Fest vorbei) geben.

Abbau und Rauswurf

Der Abbau ist genauso wichtig wie der Aufbau. Diese Menschen bleiben nach dem Fest, um den Ausgangszustand wiederherzustellen, und werden ebenfalls früh in die Schichtenliste eingetragen. Vor allem bei Festen in der Mensa ist der Abbau sehr wichtig, da alles genau so stehen muss wie davor. Die Mensa wird schließlich am nächsten Werktag wieder verwendet.

Hierzu sollte man sich ein Putzwagerl organisieren. Das macht man am besten indem man mit den Portieren redet. Das muss man evtl. mehrmals, aber dann sollte es funktionieren.

Abgesehen von den Abbaupersonen sollte man einige Rauswurfmenschen festlegen, die dafür sorgen, dass alle Festbesucher*Innen das Gebäude verlassen. Diese können danach auch beim Abbau helfen.

Zwischen den Plena

In dieser Zeit wird der zweite Plenumstermin (oft per Doodle) festgelegt, alle erledigen ihre ToDos, Personen aus dem Vektor-Umfeld werden für die Schichtenliste angeworben und nötiges Material wird gekauft/gedruckt/bestellt. Auch wird in dieser Zeit das Fest schon beworben. Man sollte unbedingt dafür sorgen, dass die Schichtenliste voll ist!

Zweites Festplenum

Das zweite Festplenum sollte näher am Fest, aber noch einige Zeit davon entfernt stattfinden. Hier werden die Ergebnisse der Zwischenzeit besprochen.

ToDos

Jede Person mit einem ToDo berichtet kurz, ob alles funktioniert hat und auch nötige Details. Wichtig ist auch, dass mitgeteilt wird, was man noch braucht! Gegebenfalls werden erneut ToDos verteilt, die bis zum Fest erledigt werden müssen.

Aufbau

Bei diesem Festplenum sollte der Aufbau konkret besprochen werden. Das beinhaltet:

• Wo die für das Fest relevanten Dinge zu finden sind
• Was wo aufgebaut/aufgehängt gehört:
  • Informationszettel zum Awareness-Team
  • Preislisten/Getränkelisten für die Bar
  • Die Bar selbst sowie alle nötigen Dinge dafür
  • Die ersten Getränkekisten (falls sie von einem anderen Ort geholt werden sollen)
  • Die Boxen sowie der Laptop, der die Musik abspielen wird
  • Die Deko
• Ob Dinge verschoben werden müssen (Tische, Sessel, ...)
• Welche Erwartungen an das Aufbauteam bestehen
• Wie detailliert der Zustand des Festorts vor dem Aufbau dokumentiert werden muss (z.B. in der Mensa sehr wichtig).

Diese Punkte sollten an das gesamte Aufbauteam kommuniziert werden, damit alle wissen, was zu tun ist. So muss nicht eine Person unfreiwillig alles organisieren.

Abbau

Man muss über die Erwartungen an das Abbauteam sprechen. Was gehört am Ende wohin? Wie sauber muss der Ort hinterlassen werden? Muss der Boden gewischt werden? Auch hier muss man mit dem gesamten Abbauteam kommunizieren, damit jede*r genau weiß, was zu tun ist. Auch muss die Kommunikation zwischen Auf- und Abbau nochmal betont werden!

Alles da?

Man muss nocheinmal besprechen, ob noch etwas fehlt oder besorgt werden muss, und was kurz vor dem Fest bzw. am Fest noch organisiert und gemacht werden muss. Auch sollten alle wissen, wo das wichtigste zu finden ist (z.B. Bänder, Getränke, Deko, Putzzeug, Tixo, ...)

Tag des Mensafests

Aufbau

Nur Menschen, die aufbauen und mithelfen, haben hier etwas verloren. Hier noch einmal detailliert, was getan werden muss:

• Fotografieren und dokumentieren, wie es vorher ausgesehen hat. Wo sind Tische und Sessel genau gestanden? Was war vorher schon da? Diese Information wird vollständig an die Leute vom Abbau geschickt, damit die wissen, was sie tun müssen.
• Die Bar aufbauen. Dafür braucht es:
  • Eine Arbeitsfläche
  • Flaschenöffner (mehr besorgen)
  • Die Kassa
  • Viel Wechselgeld (vorher zählen!)
  • Preislisten (mit Tixo aufkleben)
  • Einen Anfangsvorrat an gekühlten Getränken
  • Stifte, falls etwas an der Liste geändert werden muss
  • Den Rollwagen, damit man die Getränkekisten transportieren kann (Ausnahme: Alle Getränke schon an der Bar)
  • Becher
• Die Musikanlage aufbauen. Das ist ein Laptop, der an den Boxen hängt. Der Laptop sollte bei der Bar stehen, damit er nicht für alle erreichbar ist.
• Die Deko aufhängen/aufkleben/platzieren, falls vorhanden
• Alle Informationszettel mit Tixo aufhängen (Awareness-Team-Info, evtl. Corona-Codes, Informationen, ...)
• Speziell in der Mensa: Die Türen zum Hof müssen blockiert werden, damit nicht alle rausrennen (dürfen wir nicht). Mindestens 3 Tische davor schieben, Zettel aufhängen, es darf keiner raus.

Festbeginn

Der Festbeginn kann sehr verschieden aussehen. Es können nach und nach Menschen eintrudeln, aber es können auch (wie nach einem Erstitut-Kickoff) größere Gruppen auf einmal kommen. Damit dann kein Chaos herrscht, ist wichtig: Zu Festbeginn sind alle relevanten Personen da! Das beinhaltet:

• Die erste Barschicht, damit sich nicht die Leute vor der Bar stapeln
• Das Awarenessteam (die erste Schicht)
• Ein paar Menschen der ATF Fest
• Die Leute von Aufbau, die wissen, wo was ist

Falls eine Bar-Einführung geplant ist, findet diese idealerweise vor Festbeginn statt. Wenn das Fest nach einem Erstitut-Kickoff stattfindet, müssen diejenigen Personen, die oben genannt sind und Tutor*innen sind, früher gehen. Daher sollte man schon bei der Einteilung der Schichten berücksichtigen, dass z.B. nicht alle Tutor*innen eines Erstituts die erste Barschicht übernehmen.

Während dem Fest

Die Bar-Personen achten darauf, dass genügend Getränke da sind und holen ggf. vom entsprechenden Lagerplatz etwas nach. Sollte ein Getränk ausgehen, muss das auf den Preislisten ausgebessert bzw. durchgestrichen werden. Es muss regelmäßig das Geld (Scheine) aus der Kasse geholt, mehrere Male genau gezählt, dokumentiert und in der Mate-Kassa deponiert werden. Das machen 2-3 Leute und bestätigen es durch ihre Unterschriften. Im Idealfall gibt es genau geregelte Zeiten, man kann aber auch nach Bedarf regeln (hierbei müssen die Leute aber erreichbar sein!). Das Awarenessteam muss ebenfalls erreichbar sein. Es achtet auf Lärmbelastung und ist generell aware. In der Mensa muss zusätzlich darauf geachtet werden, dass niemand auf den Hof geht. Auch sollte jemand ein Auge auf die Musik haben, damit nicht einfach Leute die Musik ändern. Deswegen wird der zuständige Laptop bei der Bar gelagert, da dort immer Menschen sind.

Festende

Den Studierenden muss früh genug kommuniziert werden, dass das Fest bald aus sein wird, damit es anschließend niemanden schockiert (Durch Durchsagen 1h und 30min vor Ende des Festes). Danach ist der erste Schritt, alle Leute rauszuschicken (Rauswurfmenschen). Dazu zählen auch Leute aus dem Vektor-Umfeld, die "eh noch aufräumen helfen" aber eigentlich nur noch etwas da bleiben wollen.

Die einzigen Menschen, die nach Festende noch etwas am Festort verloren haben, sind die Abbauschicht, ATF Fest und Leute, die wirklich offensichtlich noch mithelfen wollen. Zu viele Menschen sind aber auch nicht gut. Die Abbauschicht kennt die ToDos und verteilt diese ggf. an freiwillige Helfende. Nach dem Fest sollte das Geld ebenfalls noch mehrmals gezählt und dokumentiert werden.

Abbau

Im Idealfall hat man vom Aufbauteam klare Informationen (und Fotos) bekommen, wie alles vorher ausgesehen hat. So sollte es am Ende des Abbaus auch aussehen, vor allem bezüglich der Tische und Sessel in der Mensa. Der Müll kann in den Müllraum gebracht werden (2. Untergeschoss vom Lastenlift). Sollte dieser zu sein, kann man den Müll einfach vor die Tür stellen, das ist besser, als ihn in den Vektorraum zu bringen. Wenn ausgemacht war, dass der Boden aufgewischt wird, sollte man das tun, ansonsten muss man nur grob putzen (zusammenkehren, ausgeschüttete Substanzen aufwischen, Chaos beseitigen). Getränkekisten werden im JD gestapelt, bis sie wieder von den Juice Brothers geholt werden. Alles andere, was nicht Müll ist, findet einen Platz im JD oder im Vektorraum.

Nach dem Fest

Sollte es Beschwerden zum Zustand des Festortes geben, sollte man sich nett entschuldigen (z.B. mit Schokolade). In der Woche nach dem Fest sollte auch eine protokollierte Nachbesprechung stattfinden, in der Erfahrungen geteilt und das Fest diskutiert werden. Bei Problemen oder Anregungen kann man in dem Protokoll (und in diesem Wiki-Eintrag) Dinge festhalten, die beim nächsten Mal besser/anders gemacht werden sollten.

Ideen für zukünftige Feste

• Wiedereinführung von Prof-Barschichten

Zusammenfassung

Schichtplan

• Barschichten (4 Personen, 1h, erste Barschicht schon etwas vor Festbeginn da)
• Awareness-Schichten (4 Personen, davon idealerweise 2 erfahren, 1h)
• Aufbau (Beginn 1-2h vor Festbeginn)
• Abbau (Beginn mit Festende, open end, meistens bis 3-4 Uhr)

Plenumspunkte

• nxt Festplenum
• Ort
• Datum
• Dauer
• Name
• Bierpong
• Werbung/Plakat
• Getränke
• Deko
• Aufbau
• Bar
• Kühlung
• Awareness
• Abbau
• Kommunikation (Gruppen?)
• Becher
• Portiere
• Rauswurf
• Schichtplan

ToDos

• Location finden und anfragen (Mensaperson?)
• Portiere übers Eventmanagement anfragen
• Putzwagerl organisieren
• Getränke bestellen (evtl. separat Wasser und Sirup holen)
• Schichtplan erstellen und bewerben
• Verantwortliche Personen anfragen
• Plakat erstellen
• Fest bewerben
• Becher besorgen
• Kühlung organisieren
• Eventuell Gruppen erstellen
• Material besorgen (Bierpongbälle, neue Flaschenöffner, ...)