Protokoll

Das Plenumsprotokoll ist ein Spreadsheet, in dem alle Plena protokolliert werden.

Aufbau

Das Protokoll-Spreadsheet besteht aus mehreren Seiten.

Verantwortungsübersicht

In der Verantwortungsübersicht kann nachgesehen werden, welche Verantwortungsbereiche bei welchen RV-Mitgliedern liegen. Das inkludiert sowohl inoffizielle Zuständigkeitsbereiche, wie z.B. wer sich um Feste kümmert (siehe auch ATF), als auch offizielle Tätigkeiten, wie die derzeitigen Mandatar*innen oder die Nominierten für StuKo und FaKo. Diese Liste muss daher regelmäßig aktualisiert und instandgehalten werden.

Kartenübersicht

Hier sind die Personen aufgelistet, die derzeit eine Schlüsselkarte für die RV-Räumlichkeiten (Vektorraum, JD und Besprechungsraum) besitzen. So wie die Verantwortungsübersicht ist auch hier die Instandhaltung wichtig.

Protokolldraft

Der Protokolldraft ist eine Protokollvorlage. Nur die zwei Punkte "Todos" und "nächstes Plenum" sind schon eingetragen, da diese für jedes Plenum gebraucht werden. Der Draft ist eigentlich nicht besonders wichtig, da für das neue Protokoll normalerweise das letzte dupliziert wird. Für einmalige Sonderplena, wie z.B. Festplena, ist dieser Teil aber hilfreich.

Der "Protokolldraftdraft" und "Protokolldraftdraftdraft" sind Prototypen für neue Protokolldrafts und dürfen gekonnt ignoriert werden.

Relevante Beschlüsse

Auf dieser Seite stehen Beschlüsse, die entweder immer wieder oder dauerhaft relevant sind, damit man sie nicht immer suchen muss. Dazu gehört etwa, dass das Plenumsessen vegan sein soll.

Auch hier ist wichtig, dass oft "gebrauchte" Beschlüsse regelmäßig nach Absprache mit dem Plenum eingetragen werden. Zu einem Eintrag gehört der Beschlussname, das passende Thema (Allgemein, Plenum, JD, Fest oder AWA), das Plenumsdatum und eine Beschreibung des Beschlusses.

ToDos

Die ToDos sind eine aktuelle Liste aller Dinge die von RV Menschen erledigt werden sollten. Im Normalfall werden diese ToDos während Plena beschlossen. Neben dem ToDo an sich sollen auch die Verantwortlichen, der Bearbeitungsstatus, das Aufgabedatum und eine eventuelle Deadline eingetragen werden. Diese Liste muss ebenfalls instandgehalten werden. Im Gegensatz zu den Listen davor sollte diese allerdings nur während dem Plenum bearbeitet werden. Einerseits beim Punkt ToDos, bei dem Einträge gelöscht werden, andererseits wenn neue ToDos vergeben werden. Details dazu sind bei "Protokollieren" zu finden.

Einzige Ausnahme: Der JD darf ToDos aus der ToDo-Spalte des letzten Plenums in das ToDo-Sheet übertragen, sofern das nicht schon passiert ist.

Protokolle

Neben diesen ersten vier Seiten des Spreadsheets gibt es die tatsächlichen Protokolle, die mit dem Plenumsdatum beschriftet sind. Wie mit diesen umzugehen ist steht bei "Protokollieren" .

Verwendung außerhalb des Plenums

Neues Protokoll erstellen

Wurde noch kein neues Protokoll für das nächste Plenum erstellt, tut man das, indem man das letzte Protokoll dupliziert, den Namen auf das korrekte Datum ändert und die Punkte des letzten Protokolls aktualisiert. Das bedeutet, dass alle Punkte, die beim letzten mal mit "ftg" markiert wurden, gelöscht werden, während bei allen Punkten, die mit "nxt" markiert sind, die Texte auf das notwendigste gekürzt werden und markiert wird, was im letzten Plenum besprochen wurde ("Letztes Plenum:"). In diesem Fall soll zwar noch ersichtlich sein, worum es bei den Punkten geht, die Details kann man aber beim letzten Protokoll nachlesen.

Plenumspunkte hinzufügen

Möchte man einen Plenumspunkt einbringen, so kann man den Punkt in das Protokoll des nächsten Plenums eintragen. Man fügt einen neuen Punkt ins Protokoll hinzu, indem man am Ende des Protokolls in einer neuen Zeile den Namen des Punktes und seinen eigenen Namen einträgt und daneben eine kurze Zusammenfassung des Punktes schreibt. Diese sollte gerade so ausführlich genug sein, dass man das Thema auch besprechen kann, wenn man selbst nicht beim Plenum dabei sein kann.

Anonymer Plenumspunkt

Möchte man einen Punkt explizit anonym einbringen, dann schreibt man in der "Eingebracht von"-Spalte statt seinem Namen einfach "Anonym". So wissen wir, dass wir diesen Punkt auf jeden Fall über zwei Plena besprechen, damit sich die anonyme Person dazwischen nochmal per Kommentar im Protokoll äußern kann. Sollte man keinen Protokollzugang haben, schickt man uns dafür eine Mail bzw. bittet eine Person mit Protokollzugang, diesen Punkt als anonym einzutragen.

Protokollieren

Zu Beginn des Plenums

Zu Beginn des Plenums ist primär dafür zu sorgen, dass das neue Plenum korrekt vorbereitet ist. Das bedeutet, falls noch nicht erledigt, sollte das alte Protokoll dupliziert und Punkte gelöscht oder zusammengefasst werden, wie bei "Neues Protokoll erstellen" beschrieben. Nachdem alles auf dem neuesten Stand ist, sollten die Anwesenden eingetragen werden, wobei man bei sich selbst "(Protokoll)" dazuschreibt. Sollte man eine oder mehrere Anwesende nicht kennen, fragt man einfach nach einer Namensrunde.

Während des Plenums

Als erster Plenumspunkt sollten immer die ToDos abgearbeitet werden. Dabei muss die protokollierende Person kurz alle Punkte aufzählen und es wird geschaut, ob es zu irgendetwas Updates gibt. Wenn ja, dann werden diese Änderungen eingetragen (z.B. das ToDo kann gelöscht werden oder der Bearbeitungsstatus wird geändert).

Öfter kommt es vor, dass Leute außerhalb der Plena den Bearbeitungsstatus ihrer eigenen ToDos aktualisieren.

Bei regulären Plenumspunkten sollte versucht werden, die Hauptargumente der Debatte zusammenzufassen, damit man im Nachhinein in etwa verstehen kann, wie die Diskussion verlaufen ist, ohne selbst im Plenum anwesend gewesen zu sein. Es muss nicht jede Wortmeldung protokolliert werden, es sollte aber auch mehr bei einem Plenumspunkt stehen als die Grundprämisse und das Endresultat. Wurde eine Einigung erreicht, so wird diese in der Spalte "Beschluss" aufgeschrieben und muss etwas erledigt werden, dann wird auch das, zusammen mit dem Namen der verantwortlichen Person, in der Spalte "ToDo" eingetragen. Diese ToDos sollten dann noch zusätzlich auf der Seite "ToDos" eingetragen werden (nicht auf Datum und Deadline vergessen!).

Beim Protokollieren sollte darauf geachtet werden, dass man allen anwesenden und nicht anwesenden Personen gegenüber respektvoll bleibt. In Plenumsdiskussionen ist es sehr normal, dass Gemüter hochgehen. Gerade in diesen Momenten sollte man sehr darauf achten, sachlich zu bleiben und nicht seinen eigenen Bias in das Protokoll einfließen zu lassen.

Am Ende des Plenums

Nachdem das Plenum beendet wurde, sollte das fertige Protokoll heruntergeladen und an den RV-Mailverteiler ("Bote Vektor") verschickt werden. Das kann entweder von der protokollierenden Person oder einer dafür ausgesuchten Person erledigt werden (aktuell macht es Anton gemeinsam mit der Plenumseinladung des nächsten Plenums). Für das Herunterladen des Protokolls markiert man am Besten alle Zellen, die im Plenum relevant waren, und geht dann über "Datei -> Herunterladen -> PDF" in das Dialogfenster, in dem man dann noch unter "Exportieren" auf "Ausgewählte Zellen" umstellt. Meist ist das Protokoll im Hochformat etwas schöner.

Alte Protokolle

Zum Zeitpunkt des Schreibens gibt es einmal pro Jahr, nämlich zu Beginn des Studienjahrs, ein komplett neues Spreadsheet, damit die Dokumente halbwegs übersichtlich bleiben und nicht zu viele Plena auf dem selben Dokument gespeichert sind. Das Erstellen eines neuen Protokoll-Docs ist ziemlich selbsterklärend einfach eine Kopie des alten, aus dem die alten Protokolle herausgelöscht wurden. Wichtig ist somit nur, dass Verantwortungsübersicht, Kartenübersicht, Protokolldraft, Relevante Beschlüsse und To-dos hinüberkopiert wurden.

Alte Protokolle werden in Google Drive (https://drive.google.com/drive/folders/0Bxiwsci8GUYxR3cwNUVRS1BLczQ?resourcekey=0-ZvYQDFPH3IWfQmJ05QOPsA&usp=sharing) gespeichert.