Erstitutseminar Organisation

Das Erstitutseminar (oder lang Erstsemestrigentutoriensausbildungsseminar oder kurz Etutseminar) ist ein Seminar, das man als Studi besuchen kann, um Tutor*in eines Erstsemestrigentutoriums zu sein. Das ganze läuft über die Bundesvertretung und muss gut organisiert werden. Normalerweise findet das Seminar kurz vorm Anfang des Wintersemesters statt und dauert vier Tage. Die Organisation beinhaltet viele verschiedene Dinge und sollte dementsprechend früh begonnen werden, ein guter Zeitpunkt ist je nach Grüße des Seminars November/Dezember im Vorjahr.

Anfang der Organisation

Mit folgenden Fragen sollte die Organisation des Erstitutseminars gestartet werden.

Alleine oder Seminarprojekt?

Die erste Frage, die im Plenum besprochen werden sollte ist, ob man alleine (also nur Mathe) das Seminar veranstaltet oder mit anderen Fakultäten/SPLs/Unis. Prinzipiell gibt es keine Grenzen mit wem man das Seminar gemeinsam machen kann. Man sollte nur darauf achten, dass es keine zu große Gruppe wird, damit man noch eine gemeinsame Unterkunft finden kann. (Erfahrungsgemäß ist alles bis 100 Leute machbar). Wenn man sich entscheidet, gemeinsam mit anderen Gruppen zu fahren, sollte die Organisation von Anfang an gemeinsam sein. Zu beachten ist aber, dass jede Fakultät dann einen eigenen Projektantrag stellen muss. Es wär gut, wenn alle weiterhin informiert bleiben über die Organisation zB. kann man die Seminarplenumsprotokolle in den Mailverteiler schicken.

Zeitpunkt und Dauer

Es werden zwei bis drei Übernachtungen genehmigt. Drei Übernachtungen sind natürlich ideal, um ein möglichst langes Seminar zu haben.

Ein idealer Zeitpunkt für ein Erstitutseminar ist ein langes Wochenende in der ersten Septemberhälfte, da schon viele Studis wieder in Wien sind, aber es noch ein bisschen Zeit bis zur Prüfungsphase gibt.

Am Besten sucht man sich zwei Termine aus, um bei der Wahl der Unterkunft flexibler zu sein.

Anzahl der Teilnehmer*innen

Um dann bei einer Unterkünften anfragen zu können und um das Budget zu berechnen, sollte man sich überlegen, wie viele Leute man aufs Seminar mitnehmen möchte. Falls man ein großes Seminarprojekt mit mehreren Gruppen macht, sollte man sich zunächst überlegen, wie groß die Gruppe insgesamt sein sollte und dann wie viele Teilnehmer*innen dabei von welcher Fakultät sein sollten.

Hier findet man die Regelungen, wie viele Teilnehmer*innen man als Fakultät mitnehmen kann. Es gibt eine maximale Anzahl, die man beantragen kann, allerdings kann man auch jederzeit weniger beantragen (das Minimum für ein Seminar sind 10 Personen), das ist evt. dann relevant, wenn es weniger Nachfrage gibt. Die maximale Anzahl an Teilnehmer*innen, die man mitnehmen kann, ist abhängig von der Anzahl der Studienanfänger*innen im letzten Wintersemester. Diese Zahl findet man hier (Wenn die Daten gerade zur Verfügung sind) oder man fragt den SPL per Email. Man braucht dann eine schriftliche Bestätigung für den Antrag.

Die Rechnung funktioniert dann wie folgt. Bei mehr als 300 Studienanfänger*innen, gibt es pro 20 Studienanfänger*innen einen Platz. Zwischen 250 und 300 Studienanfänger*innen, gibt es pro 15 einen Platz. Bei weniger als 249 Studienanfänger*innen, gibt es pro 12 einen Platz.

Das generelle Maximum liegt bei 30 Teilnehmer*innen.

Man sollte sich dann auch schon überlegen, wie viele Seminargruppen man machen möchte. Da hängt die Anzahl wiederum von der Anzahl der Trainer*innen ab, die dabei sind. Bei bis zu 12 Leuten wird ein*e Trainer*in genehmigt, bei 13-30 Leuten zwei. Eine Seminargruppe wird von je zwei Trainer*innen geleitet.

Budget

Das genaue Budget erfährt man, nachdem man den Antrag gestellt hat. Nachdem das erst im Sommer passiert, ist es allerdings sinnvoll im Vorhinein sich das ungefähre Budget auszurechnen, damit man schon bei Unterkünften anfragen und wo reservieren kann. Die genaue Erklärung zur Berechnung des Budget findet man hier.

Stand Februar 2023 ist wie folgt: Bei 9-11 Einheiten: 140€ pro teilnehmende Person (Teilnehmer*innen sowie beantragte Trainer*innen) bei 12-14 Einheiten: 185€ pro teilnehmende Person

zum Beispiel im Jahr 2022 war unser Budget für 14 Einheiten, 30 angefragt Teilnehmer*innen und 2 Trainer*innen: 185*32=5920

Zu beachten ist, dass alles (Unterkunft, Anreise, Materialkosten,...) unter dieses Budget fällt. Die einzigen Ausnahmen sind die Honorarnoten für die Trainer*innen.

Unterkunft

Obwohl theoretisch ein Seminar in Wien möglich wäre, ist die Idee des Erstitutseminars, ein langes Wochenende wohin fährt.

Dabei ist die Suche nach der Unterkunft ist die schwierigste Aufgabe bei der Organisation, dadurch ist es am Besten schon im Herbst/Winter anzufangen, Anfragen zu schicken. Wichtig ist dabei, dass es genug Platz (also Betten) für die Teilnehmer*innen, Einzel- bzw. Doppelzimmer für die Trainer*innen und genügend Seminarräume (für jede Gruppe einen). Natürlich sollten die Gesamtkosten leicht mit dem Budget bezahlbar sein. Weiters kann man schauen wie es mit Essen, Aufenthaltsräume, Freizeitaktivitäten etc. ausschaut.

Trainer*innen

Sobald man einen fixen Termin hat, sollte man schon anfangen sich um Trainer*innen zu kümmern. Wie schon vorher erwähnt, kann bei bis zu 12 Teilnehmer*innen ein*e Trainer*in beantragen, und bei 13-30 zwei. Man muss selbstständig die gewünschten Leute kontaktieren und fragen, ob sie mitfahren wollen. Es gibt hier eine Liste aller Trainer*innen mit ihren Kontaktdaten. Idealweise fragt man sie schon im Dezember bzw. so früh wie möglich. Wenn man nicht weiß, wen man anfragen könnte, ist es ein guter Tipp eine*n Trainer*in einmal anzuschreiben und nach Empfehlungen zu fragen. Es lohnt sich auch generell sich schon zu überlegen, wie man die Gruppen gestalten möchte, zB. ein weibliches Trainerinnen Team.

Wenn man sich noch nicht gut untereinander kennt, ist es auch eine gute Idee am Anfang der Orga schon ein kurzes Treffen mit manchen Trainer*innen zu machen, um sich ein bisschen kennenzulernen und Erwartungen und Wünsche (eben zB. welche Trainer*innen mitfahren) abzuklären.

Ganz wichtig ist auch am Anfang zu fragen, ob die Trainer*innen umsatzsteuerpflichtig sind, siehe Punkt 19 hier. Das muss man dann bei der Antragstellung bekannt werden.

Mit folgenden Trainer*innen haben wir gute Erfahrungen gemacht: (Zeitraum 2019-2022) Elena Beringer, Nina Franke, Rhea-Maria Göschl, Sonja Hofmair, Robert Jarczyk, Markus Resch, Philipp Rouschal, Tobias Schwarzmann und Magdalena Taxenbacher.

Anreise

Was noch vor der Antragstellung gemacht werden sollte (bzw. auch so früh wie möglich sobald Reisedatum und Reiseziel bekannt sind), ist die Anreise. Reisekosten werden auch (solange man mit der Gruppe anreist) vom Budget gezahlt. Dabei ist die Art des Verkehrsmittel egal.

Erfahrungsgemäß bietet es sich an für eine große Gruppe und bei abgelegenen Unterkünften einen (oder zwei) Reisebus zu mieten. Dabei gibt es sehr große Schwankungen beim Preis, daher lohnt es sich, nach einem preiswertem Busunternehmen Ausschau zu halte Eine Empfehlung hierbei Höller Busreisen.

Antrag

Ist das alles fixiert, muss man sich um den Antrag kümmern. Auch bei einem großen gemeinsamen Seminarprojekt, muss jede Fakultät einen eigenen Antrag stellen!! Es muss dabei eine Person, den Antrag ausfüllen und anschließend das Bestätigungsemail schicken. Diese Person ist dann die Projektleitung des Seminars.

Auch sehr wichtig ist, im Vorhinein sich einmal gut die Richtlinien durchzulesen.

Es gibt eine strenge Deadline (normalerweise Mitte Juni), bis dahin muss der online Antrag abgeschickt werden!

Anmelde/Interessent*innenliste

Neben dem online Antrag gehört zur Antragstellung auch die [Anmeldeliste]. Diese Liste dient dazu, zu zeigen, dass es genügend Interessent*innen gibt. Es dient nicht als offizielle Anmeldeliste. Deshalb wird im momentanen Sprachgebrauch diese Liste "Interessent*innenliste" genannt und mit Anmeldeliste, die Liste von Leuten, die tatsächlich am Seminar teilnehmen.

Die Liste muss von so vielen Personen, wie Teilnehmer*innen beantragt wurden, ausgefüllt und unterschrieben werden. (Stand für 2023: Unterschrift wegen Corona nicht erforderlich).

Online Antrag

Der online Antrag ist direkt online auszufüllen. Man muss zunächst Vornamen, Nachnamen, Matrikelnummer, Email Adresse, Telefonnummer und Adresse ausfüllen.

Angaben über die Universität

Studienrichtung(en):

Bachelor Mathematik, Bachelor Lehramt UF Mathematik, Bachelor Lehramt UF Darstellende Geometrie, Master Mathematics, Master Lehramt UF Mathematik, Master Lehramt UF Darstellende Geometrie

Studienkennzahl(en):

UA 024 411 420, UA 024 420 402, UA 024 420 404, UA 024 420 413, UA 024 420 423, UA 033 621, UA 054 405 02, UA 054 420 02, UA 057 405, UA 058 520 02, UA 066 821, UA 190 020 406, UA 190 043 406, UA 190 299 406, UA 190 299 406, UA 190 313 406, UA 190 333 406, UA 190 338 406, UA 190 344 406, UA 190 347 406, UA 190 353 406, UA 190 371 406, UA 190 406 020, UA 190 406 299, UA 190 406 313, UA 190 406 333, UA 190 406 338, UA 190 406 344, UA 190 406 350, UA 190 406 353, UA 190 406 362, UA 190 406 365, UA 190 406 407, UA 190 406 412, UA 190 406 423, UA 190 406 445, UA 190 406 456, UA 190 406 477, UA 190 406 482, UA 190 406 590, UA 190 406 591, UA 190 406 592, UA 190 406 593, UA 190 406 884, UA 190 406 884, UA 190 412 406, UA 190 423 406, UA 190 445 406, UA 190 456 406, UA 190 482 406, UA 190 884 406, UA 193 057 067, UA 193 057 067, UA 193 057 070, UA 193 057 070, UA 196 057 070, UA 196 057 070, UA 198 400 405, UA 198 400 420, UA 198 402 405, UA 198 402 420, UA 198 403 420, UA 198 404 420, UA 198 405 406, UA 198 405 407, UA 198 405 410, UA 198 405 411, UA 198 405 414, UA 198 405 420, UA 198 405 423, UA 198 405 429, UA 198 405 499, UA 198 406 420, UA 198 407 420, UA 198 408 420, UA 198 409 420, UA 198 410 420, UA 198 411 420, UA 198 413 420, UA 198 414 420, UA 198 417 420, UA 198 418 420, UA 198 419 420, UA 198 420 423, UA 198 420 424, UA 198 420 425, UA 198 420 426, UA 198 420 429, UA 198 420 433, UA 198 420 499, UA 199 500 520, UA 199 502 520, UA 199 503 520, UA 199 504 520, UA 199 505 520, UA 199 506 520, UA 199 507 520, UA 199 509 520, UA 199 510 520, UA 199 511 520, UA 199 513 520, UA 199 514 520, UA 199 517 520, UA 199 518 520, UA 199 520 523, UA 199 520 525, UA 199 520 526, UA 199 520 529, UA 996 414 420, UA 996 420 423, UE 190 407 406, UR 193 067 044, UR 193 074 057, UT 190 593 406, UT 193 070 057, UT 196 070 057

Anfänger_innen im Wintersemester des Vorjahres: Die Zahl die hoffentlich schon in Anzahl der Teilnehmer*innen in Erfahrung gebracht wurde.

Das sind alle Studienkennzahlen. Es gibt das Problem, das BEd-Studenten für die wir Personen schicken nicht mehr für die BLA zählen.

Tutorium

Hier soll zunächst die Anzahl der Teilnehmer*innen (Tutor_innen) bestimmt werden und danach die Art des Tutoriums. Bei normalen Erstitutgruppen wählt man "reguläres Anfänger_innentutorium" und bei einem Thementutorium "Themen-Anfänger_innentutorium" und gibt das Thema an

Trainer_in(nen) für das Seminar

Hier gibt man an, welche Trainer*innen macht mitnehmen möchte und ob diese umsatzsteuerpflichtig sind. Achtung, bei einem großen Seminarprojekt muss man sich natürlich im Vorhinein ausmachen, wer welche Trainer*innen beantragt. Es ist im Endeffekt aber komplett egal, wer wo beantragt wird.

Man kann darüberhinaus auch eine*n Trainer*in vom Tutoriumstrainer*innenlehrgang anfragen, das wäre dann eine zusätzliche Person.

Seminar

Bei diesem Teil sollen zunächst die Einheiten bestimmt werden. Erfahrungsgemäß ist es nicht zu viel, das Maximum an Einheiten auszuschöpfen (zB. bleibt bei 14 Einheiten genug Freizeit).

Anschließend muss die Anschrift von der Unterkunft sowie der Zeitraum und die geplanten Kosten angegeben werden. Bei Letzterem zählen natürlich nur die Kosten für die Leute der eigenen Fakultät.

Bankverbindung

Das ist nur relevant wenn irgendetwas im Vorhinein bezahlt werden muss (zum Beispiel Zugtickets), bei Bus und Unterkunft kann man aber normalerweise mit Rechnung an die ÖH zahlen.

Hier bietet sich sehr an, nach Absprache mit dem Plenum, das Sparbuch zu verwenden.

Projektnummer und Bestätigungsemail

Nachdem man den Antrag abgeschickt hat, sollte man in den nächsten Tagen ein Email bekommen mit der Projektnummer. Diese setzt sich zusammen aus einer Nummer und der Jahreszahl zB. 36/2022.

Nun muss man ein Email zurückschicken (etut@oeh.ac.at) mit der Anmelde/Interessent*innenliste, wobei die Projektnummer eingetragen sein muss und es unterschrieben ist. Obwohl es nirgends offiziell steht, verlangen sie manchmal eine Bestätigung der WAKO, dass man aktuell nicht fraktioniert ist und eine Bestätigung der Universität, wie viele Erstsemestrigen im Vorjahr begonnen haben. 2022 (aktueller Stand) hat es dann gereicht selbst zu bestätigen, dass man nicht fraktioniert ist.

Wenn alle notwendigen Dokumente abgeschickt worden sind, muss man nun auf den Ausschuss warten, bei dem entschieden wird, welche Projekte mit welchem Budget genehmigt werden. Dieser ist dann ungefähr Anfang Juli, also muss man dann eine Weile warten. Es gibt aber auch hier eine Deadline, bis wann man auf das Email mit der offiziellen Genehmigung warten muss. In dieser Email steht dann auch das genehmigte Budget drinnen.

Anmeldung

Wenn das Seminar offiziell genehmigt worden ist, kann man schon anfangen die Anmeldung zu starten. Hier bietet es ist an, ein online Umfragetool zu benutzen. Bei der Umfrage sollten auf jeden Fall zunächst alle Hardfacts drinnen stehen. Wer, wann, wo, keine Kosten, etc.

Man muss sich nun überlegen, welche Daten man erheben möchte. Für die Anmeldung macht auf jeden Fall Sinn abzufragen: Vorname, Nachname, Telefonnummer, Email Adresse, Studienkennzahl, welches Semester, braucht man

Bewerbung

Nun ist der nächste Schritt, das Seminar gut zu bewerben. Natürlich ist die beste Art der Werbung einfach mit Leuten darüber zu reden, zB. ehemalige Erstis, bei denen man sich gut vorstellen könnte, dass es ihnen gefallen würde. Darüberhinaus lohnt es sich, viel Werbung auf Social Media und mit dem Newsletter zu machen.

Man kann auch eine Infoveranstaltung veranstalten. Das ganze muss in unserem Fall nicht sehr groß geplant sein. Es sollte ein kurzer Vortrag mit Fragerunde im Vektorraum reichen. Man muss dazu sagen, dass bis jetzt waren diese Infoveranstaltungen immer sehr schlecht besucht. Viele Leute wissen schon, dass sie mitfahren wollen und nehmen dementsprechend dieses Angebot nicht annehmen.