Protokoll

Das Plenums Protokoll ist ein Spreadsheet in dem alle Plena protokolliert werden.

Aufbau

Das Protokoll Spreadsheet besteht aus mehreren Seiten.

Protokolldraft

Der Protokolldraft ist eine Protokoll Vorlage. Nur die zwei Punkte "Todos" und "nächstes Plenum" sind schon eingetragen, da diese für jedes Plenum gebraucht werden. Der Draft ist eigentlich nicht besonders wichtig, da für das neue Protokoll normalerweise das letzte dupliziert wird. Für einmalige Sonderplena, wie z.B. Festplena, ist dieser Teil aber hilfreich.

Verantwortungsübersicht

In der Verantwortungsübersicht kann nachgesehen werden, welche Verantwortungsbereiche bei welche RV Mitgliedern liegen. Das inkludiert sowohl Dinge wie wer sich um Feste kümmert, als auch offizielle Tätigkeiten, wie wer die derzeitigen Mandatar*innen oder die Nominierten für Stuko und Fako sind. Diese Liste muss daher regelmäßig Instand gehalten werden.

Kartenübersicht

Hier sind die Personen aufgelistet, die derzeit eine Schlüsselkarte für die RV Räumlichkeiten besitzen. So wie die Verantwortungsübersicht ist auch hier die Instandhaltung wichtig.

To-dos

Die To-dos sind eine aktuelle Liste aller Dinge die von RV Menschen erledigt werden sollten. Im Normalfall werden diese To-dos während Plena beschlossen. Neben dem To-do an sich, sollen auch die Verantwortlichen, der Bearbeitungsstatus, das Aufgabedatum und das geplante Datum der Fertigstellung eingetragen werden. Auch diese Liste muss Instand gehalten werden, im Gegensatz zu den Listen davor, sollte diese allerdings nur während dem Plenum bearbeitet werden. Einerseits beim Punkt To-dos, bei dem Einträge gelöscht werden, andererseits wenn neue To-dos vergeben werden. Details dazu sind bei "Protokollieren" zu finden.

Protokolle

Neben diesen ersten vier Seiten des Spreadsheets gibt es die tatsächlichen Protokolle. Wie mit diesen umzugehen ist steht bei "Protokollieren"

Verwendung außerhalb des Plenums

Neues Protokoll erstellen

Wurde noch kein neues Protokoll für das nächste Plenum erstellt, tut man das indem man das letzte Protokoll dupliziert, den Namen auf das korrekte Datum ändert und die Punkte des letzten Protokolls updatet. Das bedeutet, dass alle Punkte die beim letzten mal mit "ftg" markiert wurden gelöscht werden, während bei allen Punkten die mit "nxt" markiert sind die Texte auf das notwendigste gekürzt werden. In diesem Fall soll zwar noch ersichtlich sein, worum es bei den Punkten geht, die Details kann man aber beim letzten Protokoll nachlesen.

Plenumspunkte hinzufügen

Möchte man einen Plenumspunkt einbringen, so kann man den Punkt in das Protokoll des nächsten Plenums eintragen. Man fügt einen neuen Punkt ins Protokoll hinzu indem man am Ende des Protokolls in einer neuen Zeile einen Namen des Punktes und seinen eigenen Namen einträgt und daneben eine kurze Zusammenfassung des Punktes schreibt. Diese sollte gerade so ausführlich genug sein, dass man das Thema auch besprechen kann, wenn man selbst nicht beim Plenum dabei sein kann.

Protokollieren

Zu Beginn des Plenums

Zu Beginn des Plenums ist primär dafür zu sorgen, dass das neue Plenum korrekt vorbereitet ist. Das bedeutet, falls noch nicht erledigt, sollte das alte Protokoll dupliziert und Punkte gelöscht oder zusammengefasst werden, wie bei "Neues Protokoll erstellen" beschrieben. Nachdem alles auf dem neuesten Stand ist, sollten die Anwesenden eingetragen werden, wobei man bei sich selbst "(Protokoll)" dazuschreibt.

Während des Plenums

Als erster Plenumspunkt werden immer (oder sollten immer) die To-dos abgearbeitet werden. Dabei muss die protokollierende Person kurz alle Punkte aufzählen und es wird geschaut ob es zu irgendetwas Updates gibt. Wenn ja, dann werden diese Änderungen eingetragen (z.B. das To-do kann gelöscht werden, oder der Bearbeitungsstatus wird geändert).

Bei regulären Plenumspunkten sollte versucht werden, die Hauptargumente der Debatte zusammenzufassen damit man im Nachhinein in etwa verstehen kann, wie die Diskussion verlaufen ist, ohne selbst im Plenum anwesend gewesen zu sein. Es muss nicht jede Wortmeldung protokolliert werden, es sollte aber auch mehr bei einem Plenumspunkt stehen als die Grundprämisse und das Endresultat. Wurde eine Einigung erreicht, so wird diese in der Spalte "Beschluss" aufgeschrieben und muss etwas erledigt werden, dann wird auch das, zusammen mit dem Namen der verantwortlichen Person, in der Spalte "ToDo" eingetragen. Diese To-dos sollten dann noch zusätzlich auf der Seite "ToDos" eingetragen werden (nicht auf Datum und Deadline vergessen!).

Beim Protokollieren sollte darauf geachtet werden, dass man allen anwesenden und auch nicht anwesenden Personen gegenüber respektvoll bleibt. In Plenumsdiskussionen ist es sehr normal, dass Gemüter hochgehen. Gerade in diesen Momenten sollte man sehr darauf achten sachlich zu bleiben und nicht seinen eigenen Bias in das Protokoll einfließen zu lassen.

Am Ende des Plenums

Nachdem das Plenum beendet wurde, sollte das fertige Protokoll heruntergeladen und an den RV Mailverteiler verschickt werden. Das kann entweder von der protokollierenden Person oder einer dafür ausgesuchten Person erledigt werden. Für das Herunterladen des Protokolls markiert man am Besten alle Zellen, die im Plenum relevant waren und geht dann über "Datei -> Herunterladen -> PDF" in das Dialogfenster in dem man dann noch unter "Exportieren" auf "Ausgewählte Zellen" umstellt. Meist ist das Protokoll im Hochformat etwas schöner.

Alte Protokolle

Zum Zeitpunkt des Schreibens, gibt es einmal pro Jahr, nämlich zu Beginn des Studienjahrs, ein komplett neues Spreadsheet, damit die Dokumente halbwegs übersichtlich bleiben und nicht zu viele Plena auf dem selben Dokument gespeichert sind. Das Erstellen eines neuen Protokoll Docs ist ziemlich selbsterklärend einfach eine Kopie des alten, aus dem die alten Protokolle herausgelöscht wurden. Wichtig ist somit nur, dass Protokoll Draft, Verantwortungsübersicht, Kartenübersicht und To-dos hinüber kopiert wurden.

Alte Protokolle werden in Google Drive (https://drive.google.com/drive/folders/0Bxiwsci8GUYxR3cwNUVRS1BLczQ?resourcekey=0-ZvYQDFPH3IWfQmJ05QOPsA&usp=sharing) gespeichert.